Πώς να αναθέσετε αρμοδιότητες

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων είναι ένα σημαντικό κομμάτι της διοίκησης επιχειρήσεων και ιδιαίτερα η τεχνική που αποκαλείται «διοίκηση με στόχους» (ΜΒΟ – Management by objectives).  Η διοίκηση με στόχους έγκειται στην ανάθεση αρμοδιοτήτων μέσω της δημιουργίας στόχων.

Είναι υπέροχο να έρχεται κάποιος και να σας λέει ότι ξεκίνησε να κάνει αυτό που του ζητήσατε, στην πορεία είδε ότι το πράγμα δεν πήγαινε τόσο καλά όσο ελπίζατε και έτσι δοκίμασε κάτι διαφορετικό επιτυγχάνοντας τα ίδια αποτελέσματα. Αντιθέτως, είναι αρκετά δυσάρεστο να έρχεται κάποιος και να σας λέει ότι έκανε ακριβώς αυτό που του ζητήσατε, άλλα τα αποτελέσματα δεν θα σας ικανοποιήσουν.
Ο πρώτος εργαζόμενος κατάλαβε το στόχο της αποστολής, ενώ τον δεύτερο τον απασχολούσε απλώς η εκτέλεση ενός καθήκοντος. Σε αυτό το παράδειγμα είναι εύκολο να διακρίνετε ποιος εργαζόμενος θα απασχολήσει περισσότερο τη διοίκηση.
Η προσέγγιση ΜΒΟ, επιτρέπει στους εργαζόμενους να αναλαμβάνουν πρωτοβουλία και να συμβάλουν και οι ίδιοι με τη σειρά τους, ενώ ταυτόχρονα η επιτήρηση που απαιτείται είναι λιγότερη.  Η ΜΒΟ μπορεί, επίσης, να βελτιώσει τη δραστηριοποίηση, διότι δίνει τον έλεγχο στον εργαζόμενο και επιτρέπει στους ανθρώπους να συμβάλλουν περισσότερο στον οργανισμό τους. Ακριβώς όπως μας εξηγεί και η ακαδημαϊκός Rosabeth Moss Kanter του Harvard Business School «Όταν οι άνθρωποι αισθάνονται ότι τους ελέγχουν αντί να τους υποκινούν, προχωρούν επιφυλακτικά».
Παρόλο που η προσέγγιση ΜΒΟ είναι εύκολη, κρύβει αρκετούς κινδύνους. Ο συχνότερος λόγος αποτυχίας είναι ότι οι διευθυντές δεν θέτουν τους κατάλληλους στόχους και ουσιαστικά οδηγούν τους εργαζόμενους στην αποτυχία. Το άλλο μεγάλο πρόβλημα με την ΜΒΟ είναι ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να μάθουν να είναι αυτάρκεις. Στο μεταξύ, οι διευθυντές πρέπει να τους παρέχουν την απαραίτητη υποστήριξη.
Πρέπει να θυμάστε ότι οι καλοί στόχοι συμμορφώνονται στους εξής δύο κανόνες:

• βρίσκονται εντός του πεδίου ελέγχου του εργαζόμενου και
• βρίσκονται εντός του πεδίου ικανοτήτων του εργαζόμενου.

Η προσέγγιση ΜΒΟ είναι μια εύκολη διαδικασία ανάθεσης αρμοδιοτήτων. Παρόλα αυτά τα αποτελέσματα της συχνά μπορεί να είναι χειρότερα σε σύγκριση με την απλούστερη ανάθεση καθηκόντων αν οι διευθυντές την ασκήσουν χωρίς την πλήρη κατανόηση της.